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合理选择财务管理软件项目实施方式

  财务管理软件虽然没有ERP系统那么复杂,但是一个功能齐全的财务管理软件,也包括很多内容。如应收应付管理、自动分录、总帐管理、成本管理、费用报销管理、发票管理等模块。这些模块是否需要一步到位、财务管理的流程是否需要进行更改,等等,这些就是涉及到财务管理软件的实施方法论。今天笔者就这个话题发表一下自己的看法。

  一、 流程管理先僵化后优化。

  其实,传统的财务管理,没有多大的难度,基本上就在于一个财务处理作业的流程上面。若这个流程制定的好,并且大家都能够遵守这个流程,那么作业就会非常的顺畅。相反,要是这个流程定义的不合理,或者流程成为了一纸空文,没有实际的约束力的话,那么财务人员在处理起来的时候,就会显得比较吃力。所以,财务管理系统也是先从规范企业的作业流程出发,来提高财务管理人员的工作效率。

  财务管理软件自身带有一套标准的工作流程。这套流程虽然说不是十全十美,但是,也是经过千锤百炼的,集合了很多财务管理专家的智慧。所以,企业在实施财务管理软件的时候,最好能够先完全遵守财务管理软件的流程,等到系统熟悉后,在 根据自己公司与部门的实际情况,来对系统流程进行优化。如此
处理的好处非常明显。

  一是可以提高项目上现的进度。我们知道,财务部门每个月都要做很多的帐务,而且准确率要求都非常的高。若把财务管理软件的项目拖的太长的话,则很明显会严重的干扰财务部门的工作,这是我们在实施财务管理软件项目的时候需要尽量避免的。而如果不采用这种实施方法,如根据企业现有流程来对财务管理软件进行二次开发的话,则需要比较长的时间,这样的话,就会对财务部门对正常运转产生很大的影响。而若先对企业的财务管理流程进行僵化,即完全按照系统流程来走的话,则可以大大缩短项目的时间。

  二是可以解决企业财务管理过程中的一些不规范的行为。其实,现在很多公司财务管理都存在着一些管理漏洞。如在报销的时候,没有发票或者单据手续不齐全等等。这一方面是公司里可能存在一些特权人物,在破坏企业的管理规则;另一方面,企业也缺乏行之有效的流程管理工具,无法对相关作业实现标准化管理。如笔者在给企业实施财务管理软件的时候,很多财务经理会像我诉苦。他们说,不是他们不想实现标准化管理,而是企业“大人物”太多。我们发现员工的手续不全,就把单据退回去让他们重新处理;但是,他们呢,不知道通过手段直接让老总在单据上了字。此时我们也只能够接受了。可见,不是财务管理人员不想实现标准化管理,而是因为企业中“人治”因素太重,而大大降低了流程的约束作用。而若让财务管理流程僵化,什么作业都必须按照规矩来,则无形之中,就可以降低这种人治对于财务管理标准流程的破坏性,从而消除一些财务管理中的不规范行为。

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